Analisis dan Desain Jabatan

 1.       Elemen-Elemen Desain Pekerjaan

Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilakasankan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya dalam organisasi. Elemen Desain Pekerjaan itu meliputi:

·         Elemen organisasional

Elemen organisasi pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi, yaitu akan mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Bila karyawaan bekerja berulang-ulang, sampai batas tertentu tingkat keluaran biasanya lebih tinggi. Dalam elemen organisasi meliputi:

a.       Pendekatan mekanistik, pendekatan mekanistik adalah upaya suatu organisasi dalam mencapai sesuatu yang diinginkan. Untuk mencapai hal tersebut membutuhkan team, ada pemimpin atau pelatih yang bisa memimpin dengan baik, dan juga dalam melaksakannya harus bekerja sama. Pendekatan mekanistik bisa diartikan juga sebagai cara melakukan sesuatu dengan team.

b.      Aliran kerja, aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengarui dengan sifat produk dan jasa, biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan.

c.       Praktek-praktek kerja, adalah cara pelaksanakan kerja yang ditetapkan. Metode-metode ini bisa terbentuk dari tradisi, atau kesepakan oleh para karyawan, atau bisa juga bagian kontrak kerja manaemen.

·         Elemen lingkungan

Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya karyawan berpotensi. Dalam hal ini meliputi dua hal, yaitu eksternal dan internal. Internal adalah tersedianya karyawan-karyawan yang memiliki potensi baik dalam melaksakan bidangnya. Sedangkan eksternal adalah pengaruh dari masyarakat. Disamping itu, para karyawan yang yang mempunyai pendidikan semakin tinggi akan mempunyai penghargaan yang tinggi dalam kualitas pekerjaanya.

·         Elemen keperilakuan

Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu di pertimbangkan dalam desain pekerjaan, diantaranya:

a.       Otonomi, bagaimana karyawan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan bertanggung jawab dengan apa yang dilakukan.

b.      Varuasi pekerjaan, bagaimana karyawan dapat melakukan pekerjaan yang tidak membosankan, karena kebosanan akan menimbulkan kelehan, dan kelelahan mengakibatkan kesalahan dalam melakkan pekerjaan.

c.       Identitas tugas, suatu pekerjaan harus mempunyai identitas, agar karyawan-karyawan itu mempunyai rasa tanggung jawab saat melakukan pekerjaannya.

d.      Umpan balik, biala pekerjaan memberikan umpan balik tentang seberapa baik pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai motivasi untuk melaksanakannya dengan baik.

 

2.       Trade-Off Keperilakuan dan Efisiensi

Efisiensi yaitu perbandingan antara keluaran dengan pemasukan. Unsur-unsur efisiensi akan membentuk spesialisasi yang tinggi, mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan otonomi dan unsur-unsur kontradiktif lainnya.

Trade off yang dihadapi oleh pare perancang pekerjaan perusahaan yaitu:

 

·         Produktivitas versus spesialisasi

Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.

·         Kepuasan kerja versus spesialisasi

Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.

·         Proses belajar versus spesialisasi

Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar (ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.

·         Perputaran karyawan versus spesialisasi

Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over manpower).

 

3.       Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan proses mengumpulan, mengevaluasi serta mengorganisasi informasi-informasi tentang perancangan pekerjaan, pemahaman pekerjaan dan persyaratan-persyaratan.

4.       Arti Pentingnya Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah suatu eksplorasi/penjelajahan secara sistematis, penelitian dan pencatatan tentang tanggungjawab, tugas-tugas, keterampilan, akuntabilitas, lingkungan kerja dan persyaratan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Analisis jabatan juga termasuk penentuan secara relatif pentingnya suatu tugas, tanggungjawab, keterampilan fisik dan emosional untuk jabatan tertentu. Semua faktor itu menentukan apa yang disyaratkan oleh suatu jabatan/pekerjaan dan apa yang harus dimiliki karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan secara baik. Jadi proses analisis jabatan, membantu mengidentifikasi nilai suatu jabatan, pemanfaatan talenta manusia semaksimal mungkin, menghapus jabatan yang tidak lagi diperlukan dan menentukan standar pengukuran kinerja yang realistis.

5.       Tujuan Analisis Pekerjaan

·         Menetapkan dasar pemberian kompensasi.

·         Mengevaluasi faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan.

·         Menghilangkan persyaratan-persyaratan kerja yang menyebabkan diskriminasi pekerjaan-pekerjaan individual.

·         Merencanakan kebutuhan pengadaan sumber daya manusia untuk waktu yang akan datang.

·         Memadukan lamaran-lamaran dengan kualifikasi yang ada.

·         Meramalkan dan menentukan kebutuhan latihan bagi karyawan baru dan lama serta mengembangkan karyawan yang potensial.

·         Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik.

·         Menetapkan karyawan sesuai dengan kemampuan dan ketrampilannya.

·         Membantu revisi struktur organisasi dan memperbaiki aliran kerja.

·         Orientasi karyawan.

 

6.       Langkah-Langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan

·         Persiapan awal

Ada dua hal yang harus dipersiapkan dalam hal ini, yaitu identifikasi pekerjaaan dan penyusunan daftar pertanyaan. Proses identifikasi pekerjaan tergantung besar keciinya perusahaan. Dalam perusahaan kecil proses indentifikasinya lebih sederhana dibandingkan dengan perusahaan yang besar, sebab dalam perusahaan besar identifikasi pekerjaan dapat disusun atas dasar bagan organisasi, catatan-catatan pembayaran upah, penyelia dan lain sebagainya.

Tahap selanjutnya adalah pemutusan tentang informasi yang diperoleh agar memberikan hasil yang berguna, untuk itu perlu disusun daftar pertanyaan Yang isinya mencakup status dan identifikasi pekerjaan, fungsi, tugas, tanggung jawab, karakteristik dan kondisi pekerjaan serta standar prestasi kerja lainnya.

·         Pengumpulan data

Sebagai tindak lanjut dari analisis pekedaan. Ada lima teknik cara pengumpulan data, yaitu:

a.       Observasi: yaitu pengamatan langsung terhadap subyek-yang akan diamati (karyawan) selama melaksanakan tugas. Kelemahan yang didapat yaitu memakan biaya banyak, lambat dan kurang akurat. Adapun kebaikannya yaitu memungkinkan analis mendapatkan informasi tangan pertama, memungkinkan analisis untuk mengenal kondisi kerja, ketrampilan dan peralatan yang akan digunakan.

b.      Wawancara: dengan mewancarai karyawan baik yang menempati posisi karyawan maupun atasan langsung, sehingga dapat memeriksa kebenaran tanggapan yang diterima. Hal ini digunakan untuk mencari ketepatan infomiasi.

c.       Kuesioner: pendekatan ini memungkinkan banyak pekerjaan dapat dipelajari secara bersamaan dan dengan biaya murah. 

d.      Logs: dimana orang yang menduduki posisi diminta untuk memberikan informasi. Logs ini terdiri dari catatan yang disimpan karyawan pelaksana. Logs ini hampir soma dengan kuesioner. Kelemahan dari logs yaitu tidak menunjukkan data-data penting seperti kondisi kerja, peralatan yang digunakan, lingkungan dan sebagainya

e.      Kombinasi: yaitu gabungan dari seluruh metode di atas untuk memperoleh data yang kualified dan dapat dipercaya. kebenarannya.

·         Penyempurnaan data

Dari data yang diperoleh lalu dipisah-pisahkan untuk memperoleh data yang relevan, yang untuk selanjutnya siap digunakan dalam berbagai bentuk seperti diskripsi pekerjaam spesifikasi pekerjaan dan standar-standar pekerjaan.

 

7.       Jenis-Jenis Analisis Pekerjaan

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yakni; analisis pekerjaan tradisional  (traditional job description) dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil (results-oriented job description).

a.       Analisis Pekerjaan Tradisional

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, yakni:

·         Tanggungjawab (responsibilities), merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggungjawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendalain pelaksanaan.

·         Kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan dan;

·         Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.

b.      Analisis Pekerjaan yang Berorientasikan Hasil

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi  kepada para pekerja, dan keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan yang berkisar pada pernyataan-pernyataan, seperti;

·         Task  merupakan perilaku-perilaku, kewajiban-kewajiban atau fungsi yang penting bagi suatu pekerjaan.

·         Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada pekerjaan, atau syarat-syarat yang diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana.

·         Standartds       merupakan harapan-harapan performansi obyektif yang diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan dengan tujuan organisasi.

·         SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima.

·         Qualifications merupakan pendidikan dan pengalaman serta kualifikasi lain yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.

 

8.       Sifat dari Analisis Jabatan

Prosedur untuk menetapkan tugas & tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.

·         Melalui analisis jabatan diperoleh informasi : aktivitas kerja, perilaku manusia, mesin-alat-perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks jabatan & tuntutan, manusiawi.

·         Kegunaan dari informasi analisis jabatan : perekrutan & seleksi, kompensasi, penilaian kinerja, pelatihan dan memastikan pengangkatan yang lengkap atas semua tugas.

·         Langkah ke dua dalam analisis jabatan : identifikasi pemakaian atas informasi, meninjau informasi latar belakang, pilih posisi untuk dianalisis, analisa, klarifikasi informasi dengan pemegang jabatan, dikembangkan.

 

9.       Metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.

·         Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

·         Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

·         Metode Angket

Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

 

10.   Klasifikasi Pekerjaan

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah :

·         Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.

·         Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.

·         Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

·         Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

·         Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan? 

·         Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

·         Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan? 

 

11.   Politik Reklasifikasi

Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu:

a.       reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji, dan

b.      reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103)